התכתבות עם מטרה: לידיעה, שאלה או בקשה

לא מעט הודעות שאני מקבל משאירות אותי עם אותה שאלה: מה בדיוק רוצים ממני עכשיו? זו לא בעיה של תוכן — זו בעיה של מטרה חסרה. הודעה בלי מטרה ברורה מעבירה את כל העבודה של להבין מה נדרש ממני, אל הצד שמקבל אותה.

לכל פנייה יש מטרה — גם אם לא כתבו אותה

כשמישהו פונה אליי, פחות או יותר תמיד מדובר באחת משלוש מטרות:

• לידיעה — אין צורך בתגובה. המידע נמסר, וזהו.
• שאלה — מצפים לתשובה קונקרטית.
• בקשה — מצפים לפעולה, החלטה, או התחייבות.

הבעיה היא שרוב האנשים לא כותבים איזו משלוש זו, ומניחים שזה "ברור מהקשר". זה כמעט אף פעם לא ברור מספיק.

המחיר של חוסר בהירות

כשהמטרה לא מסומנת, קורה אחד משני דברים: או שהקורא מתעלם מההודעה (כי הוא לא בטוח שנדרש ממנו משהו, אז בוחר בברירת המחדל הבטוחה — שום דבר), או שהוא עונה תשובה שלמה למה שהתברר בסוף שהיה רק עדכון לידיעה. שני הכיוונים מבזבזים זמן ויוצרים תסכול — אצל הכותב, שמרגיש שהתעלמו ממנו, ואצל הקורא, שמרגיש שדרשו ממנו לנחש.

איך לסמן מטרה בפועל

• לומר את זה במפורש בתחילת ההודעה — "לידיעה:", "שאלה:", "בקשה:" — שלוש מילים שחוסכות ניחוש.
• לשים את הבקשה בהתחלה, לא בסוף — אם צריך לגלול שלוש פסקאות כדי להבין שבסוף יש שאלה, רוב הסיכוי שהיא תפוספס.
• הודעה אחת, נושא אחד — כשמערבבים עדכון, שאלה, ובקשה באותה הודעה, קל לענות על החלק הנוח ולהתעלם משאר.
• אם באמת יש כמה נושאים באותה הודעה — למספר אותם במספרים (1, 2, 3), לא בבולטים. מספור מאפשר להשיב "לגבי 2 — כן, לגבי 3 — עוד לא", ולא משאיר מקום לפספס נושא שלם בלי לשים לב.
• אם מצפים לתגובה עד מועד מסוים — לכתוב את זה מפורשות. "בקשה" בלי דדליין נשמעת כמו "לידיעה" עם דחיפות מדומה.

הכלל שאני מבקש מאחרים

אם אתם כותבים לי, תגידו לי מה אתם צריכים ממני. לא כי אני לא רוצה לעזור — אלא כי בלי זה, אני צריך לנחש, ורוב הסיכויים שאענה על הדבר הלא נכון, או לא אענה בכלל כי לא הייתי בטוח שנדרש ממני משהו. הודעה עם מטרה ברורה תמיד תקבל מענה מהיר יותר מהודעה בלי מטרה, גם אם היא ארוכה יותר.

זה מתחבר ישירות לכלל שכתבתי עליו ב- עבודה משותפת בעידן הדיגיטלי: אם שלחו לי מייל פנימי, הכדור אצלי וחובה לענות — אבל כדי לדעת מה לענות, אני קודם צריך לדעת אם ביקשו ממני תשובה, פעולה, או רק עדכנו אותי.