עבודה משותפת בעידן הדיגיטלי

עבודה משותפת בעידן הדיגיטלי לא נכשלת בגלל חוסר בכלים — יש לנו יותר ערוצי תקשורת מתמיד. היא נכשלת כשאין הסכמה על איזה ערוץ משמש למה, ומי אחראי לסגור כל פתיל. המסמך הזה הוא ניסיון להניח את ההסכמות האלה במקום אחד.

העיקרון-על: אנחנו משתמשים בטכנולוגיה, לא היא בנו

הצעד הראשון הוא לא כלי חדש — הוא ניקוי. מורידים את כל ההתראות, בטלפון ובמחשב כאחד, ובוחרים בעצמנו מתי נכנסים לצרוך תוכן. ההבדל בין "עובד עם הטלפון" לבין "עובד בשביל הטלפון" הוא בדיוק ההבדל הזה: מי בוחר מתי הקשב שלי מופנה למסך.

סולם עדיפויות לערוצי תקשורת

לא כל שיחה שווה לאותו ערוץ. הכלל הכללי: ככל שהנושא צר וממוקד יותר, כדאי לתקשר עליו קרוב יותר למקור שלו — לא בערוץ נפרד.

• תקשורת על מסמך או משימה — בתוך המסמך או בתוך מערכת ניהול המשימות עצמה, לא בצ'אט צדדי שינותק מההקשר.
• רוב התקשורת השוטפת — במייל.
• קצת יותר דחוף — צ'אט (מסרים מיידיים).
• ממש דחוף — טלפון.

מסגרת החלטה: זמן עיבוד מול זמן תגובה

דרך נוספת לחשוב על זה, בהשראת ההנחיות הפנימיות של חברת Superhuman: לכל ערוץ יש שני מאפיינים — כמה זמן לוקח לנמען לעבד את ההודעה, וכמה זמן סביר לצפות לתגובה.

אם הודעה דורשת יותר מ-30 שניות עיבוד, היא כנראה שייכת למייל ולא למסרים מיידיים — גם אם היא מרגישה "קצרה" בזמן הכתיבה.

עבודה על מסמכים משותפים

כמעט תמיד נעבוד עם מסמכים שיתופיים (Google Drive וכדומה). היתרון המרכזי שלהם על פני שליחת קבצים הוא עבודה במקביל על מקור אחד של תוכן — בלי גרסאות שצריך להשוות בין אחת לשנייה.

יש שתי שיטות מרכזיות לתקשר על גבי מסמך, ולכל אחת תפקיד שונה:

• הערות — מתאימות לשאלות ולדיון על נושא. הכלל הקבוע: מי שפותח הערה הוא זה שסוגר אותה. לא סוגרים הערה שמישהו אחר פתח, גם אם נראה שהיא טופלה — כדי שהפותח יֵדע בוודאות שקיבל מענה למה שביקש.
• הצעות (Suggesting) — כתיבה בגוף הטקסט בסגנון Track Changes. מתאימה כשיש עד שני אנשים שעובדים על המסמך, או כשיש מוביל/ה ברור/ה. במקרה הזה, הצד השני — לא הכותב — אחראי לסגור את ההצעה.

הרשאות ושיתוף

שלוש רמות הרשאה קבועות: מסמך סגור לבעלי הרשאה בלבד (ברירת המחדל), מסמך פתוח לכל מי שיש לו קישור, וכל אחת מהן מתחלקת עוד לרמות — בעלים, עריכה, תגובה והצעה, וצפייה בלבד. שווה לבחור במודע, לא כברירת מחדל אוטומטית.

מסמכי תפקיד ותהליכי עבודה

מסמך הגדרת תפקיד נקבע ומתעדכן על ידי הממונה הישיר בלבד — עובד יכול לבקש עדכון, אבל לא לשנות באופן חד-צדדי. לעומת זאת, מסמכי חפיפה ושיטת עבודה הם מסמכים "חיים" שצריך לעדכן באופן שוטף או בתדירות קבועה (חודש/רבעון/שנה), ומפורטים ככל האפשר — כדי לאפשר לעובד עצמאות מקסימלית בלי לחזור ולשאול כל פעם מחדש.

מייל ו-Zero Inbox

המייל הוא ערוץ ברירת המחדל לרוב התקשורת. כתבתי בהרחבה על השיטה שאני משתמש בה כדי לשמור עליו ריק ב- ניהול מייל ב-Zero Inbox, כולל הכלל שהתראות אוטומטיות (יומן, מערכות משימות) צריכות לקבל תגית נפרדת ולדלג על האינבוקס הראשי, ומתי סנוז עוזר ומתי הוא הופך לדחייה מהודרת.

נקודה שכדאי להוסיף במיוחד לעבודה בצוות: מיילים פנימיים הם רוב ההתכתבות, ומעקב/סנוז על כל אחד מהם יוצר עומס מיותר. לכן הכלל הפשוט הוא — כל מייל פנימי מקבל מענה. אם מישהו בצוות שלח לך מייל, הכדור אצלך. גם "אין לי פנאי כרגע" הוא מענה לגיטימי, אבל חובה להחזיר את הכדור — אלא אם המייל הוא לידיעה בלבד (CC/FYI).

זה בעצם גרסה מעשית של בחירה חופשית ואחריות: אף אחד לא יכול לבחור בשבילך מתי תענה, אבל ברגע שהתור אצלך — הבחירה היחידה שנשארת היא מה לענות, לא אם לענות.

צ'אט ומסרים מיידיים

גם כאן אפשר וכדאי לתרגל Zero Inbox. הכלל המחייב: אם הצד השני לא אישר שקיבל הודעה חשובה, מבחינתנו היא לא התקבלה — ויש להעביר אותה במייל. ככה נמנעים מהמצב הכי מתסכל בעבודה משותפת: משימה שנשארה קבורה עמוק בגלילה של צ'אט, בלי שאף אחד באמת התחייב אליה.

שיחות קוליות קבועות

למי שמשתיק את הטלפון שלו כברירת מחדל (ומומלץ להשתיק), הפתרון הוא להוסיף את אנשי הצוות הקבועים כאנשי קשר באפליקציית שיחות וידאו — כך אפשר להתקשר גם למי שהטלפון הרגיל שלו שקט.

טלפון: סולם דחיפות

מושגים

• העברה לארכיון — היום לא מוחקים מיילים או שיחות, מארכבים אותם. הארכיון הוא "המחסן", לא "הפח".
• תקשורת סינכרונית — שני הצדדים צריכים להיות קשובים באותו הזמן (שיחה, Zoom).
• א-סינכרונית — כל צד עושה את החלק שלו בזמנו הפנוי (מייל, הערות במסמך).
• Zero Inbox — שיטת עבודה שבה תיבת ההתכתבות נשארת ריקה ככל האפשר, באמצעות ארכוב שוטף וסנוז לשיחות שממתינות למענה. פירוט מלא ב- ניהול מייל ב-Zero Inbox.

תהליך מעשי ליישור קו ל-Zero Inbox

• Gmail — צרו תגית בשם "יישור קו" עם תאריך נוכחי. העבירו אליה את כל האינבוקס. הוציאו ממנה רק את מה שבאמת דורש מענה, וזהו — התחלתם מאפס. (אם קשה להוציא מייל מסוים, זה כנראה סימן שהוא גם היה הולך לאיבוד באינבוקס הרגיל.)
• צ'אט — סמנו את כל התכתובות, הורידו סימון רק מאלה שרוצים להשאיר פתוחות, והעבירו את השאר לארכיון.