מילון עבודה — לא אקדמי, אלא המושגים שבאמת נתקלים בהם כשעושים הנהלת חשבונות בפועל. מאורגן לפי נושא, כדי שיהיה קל למצוא מושג לפי ההקשר שבו נתקלתם בו.

מושגי יסוד

מושגהגדרה
הנהלת חשבונות תהליך שוטף לאורך השנה שבו מזינים נתונים חשבונאיים (הכנסות והוצאות, תקבולים ותשלומים), ומדווחים לרשויות על הדיווחים השוטפים — לרוב אחת לחודש או חודשיים.
מייצגים אנשים המורשים ליצור קשר עם רשויות המס בשם עצמאים, עסקים ועמותות (רואי חשבון או יועצי מס). המייצגים גם מבצעים עבורם את הנהלת החשבונות בפועל.
לקוחות הנהלת חשבונות ברוב המקרים, אלה יהיו מייצגים. בעל המשרד לא חייב להיות מייצג בעצמו, וגם העובדים במשרד — מנהלי החשבונות עצמם — בדרך כלל אינם מייצגים.
הנהלת חשבונות חד-צידית מדווחת רק על "צד אחד" — מה קרה אצל העסק, בלי פירוט על הצד השני. "הכנסתי" בלי לציין ממי, "הוצאתי" בלי לציין למי.
הנהלת חשבונות כפולה לכל תנועת כסף יש שני צדדים — חובה וזכות, המחויב והמזוכה. יודעים תמיד מאיפה הגיע הכסף ולאן הוא הלך, גם בלי דיווח חיצוני. במסגרתה מבוצעות גם "התאמות" (ראו למטה).
חובה וזכות (חו"ז) תיעוד תנועת כספים פנימה (זכות) והחוצה (חובה).

חשבונות וכרטיסי חשבון

מושגהגדרה
חשבון (כרטיס חשבון) אובייקט או ישות שיש לגביה התנהלות כספים (זכות/חובה) — למשל לקוחות, ספקים, הכנסות (מוצרים), הוצאות, בנקים וקופות, רשויות, עובדים.
מפתח חשבון מספר מזהה של חשבון או כרטיס חשבון (לעיתים גם אותיות). זהו הקשר בין הלקוח במערכת התפעולית לבין הלקוח בהנהלת החשבונות.
חשבון מאזני חשבון שעולה ויורד כל הזמן, והיתרה שלו נבדקת באופן שוטף ועוברת משנה לשנה — למשל לקוחות, ספקים, עובדים.
חשבון תוצאתי חשבון שצובר נתונים ומתאפס אחת לשנה בדוח השנתי — למשל מע"מ, הכנסות (מוצרים), הוצאות (פריטי הוצאה).
סוגי חשבונות ההבדל הבסיסי ביותר בין חשבונות הוא האם הם מאזניים או תוצאתיים. אפשר לשנות סוג חשבון רטרואקטיבית, אך זו פעולה שמשפיעה על כל הנתונים ההיסטוריים — ולכן דורשת זהירות.

תנועות ותהליכים

מושגהגדרה
תנועה מספר פירוטי תנועה שכוללים חובה וזכות המתאזנים (מתאפסים) ביניהם.
פירוט תנועה תיעוד של חו"ז עבור חשבון מסוים, בתאריך מסוים.
מנה מקבץ של תנועות — המקום שבו מזינים אותן בפועל.
סוגי תנועות תבניות שמגדירות מה יקרה לסכום שמוזן: כמה ילך לחובה (ולאיזה חשבונות) וכמה לזכות (ולאיזה חשבונות). למשל, סוג תנועה של הכנסה/חשבונית יגדיר לרוב שהלקוח חייב 117 ש"ח, ההכנסה זכאית ל-100, ומע"מ עסקאות זכאי ל-17. שינוי בתבנית לא משפיע על תנועות שכבר נרשמו.
התאמות בדיקה שכל תנועה שמופיעה בבנק קיימת גם ב"ספרים" (התנועות החשבונאיות במערכת). מתחלקות להתאמות בנקים והתאמות אשראי.
חומרים המסמכים והנתונים (חשבוניות, קבלות, דפי בנק) שצריך לקבל כדי לבצע את ההנהלת חשבונות של התקופה. "הגיעו החומרים" / "סיים חומרים" הם ביטויי סטטוס נפוצים.

דיווחים ומיסוי

מושגהגדרה
דיווח מע"מ ומקדמות הדיווח התקופתי לרשות המסים על מע"מ עסקאות ותשומות, ותשלום מקדמות על חשבון מס הכנסה.
קודי מיון קידוד אחיד שמסווג כל הכנסה או הוצאה לפי סוגה, לצורך דיווח ואיסוף נתונים ברמת רשות המסים.
856 דוח ניכויים שנתי.
סעיף 46 לעמותה סעיף 46 לפקודת מס הכנסה, שקובע הוראות מיוחדות לגבי תרומות למוסדות ציבוריים ועמותות — ומעניק הטבת מס לתורם. אישור סעיף 46 הוא תמריץ משמעותי לתרומות עבור עמותה.